Sokszor nem is gondolunk arra, hogy az érintett vállalkozás vagy szervezet ügyféladatainak kezelése, marketing célú felhasználás hiányában is vethet fel adatvédelmi, jogi kérdéseket.
Az adatvédelmi átvilágítás során ezért figyelmet kell fordítani a vállalkozás, szervezet ügyfélnyilvántartó rendszerére is, ideértve a kapcsolódó űrlapokat, adatbekérőket, az esetleges adattovábbításokat is.
Ugyancsak személyes adatok kezelését jelenti a levelezés – akár postai, akár elektronikus úton – valamint az ügyfelekkel folytatott telefonbeszélgetések esetleges rögzítése.
Az ügyféladatok kezelésének marketinggel határos – gyakran átfedésbe kerülő – területének tekinthetők a hűség- vagy törzsvásárlói programok és az ügyfélrendezvények által megvalósított adatkezelések. Ezekben az esetekben az elérni kívánt marketing cél gyakran háttérbe szorítja a személyes adatok védelmét, ezért különösen fontos a terület alapos áttekintése.
Fontos része az ügyféladat-kezeléseknek az érintett vállalkozás vagy szervezet reklamációkat kezelő adatbázisa, hiszen egy reklamációs probléma megoldása során sokszor kikerülhetetlen a személyes adatok továbbítása.
Valamennyi felsorolt területet érinti az iratkezelési, selejtezési szabályzat, mely meghatározza az egyes adatkezelések során keletkezett, személyes adatokat is tartalmazó dokumentumok, adathordozók tárolási módját, határidejét valamint megsemmisítését.
A személyes adatok jogszerű kezelése többszörösen is kifizetődik, hiszen egy vállalkozás marketing értékét is növeli az a tény, hogy ügyfelei megbíznak adatkezelési gyakorlatában tudva, hogy nála a személyes adatok biztonságban vannak és kizárólag jogszerűen kerülnek felhasználásra. Bármely szervezet ügyféladat-kezelése csak akkor lehet hosszú távon is hatékony, ha nem merül fel a személyes adatok sérelmének lehetősége, az adatfelvételtől a törlésig jogszerűen jár el az adatkezelő.
Vállalkozásunk, szervezetünk mindennapi tevékenységének jogszerűsége érdekében szükséges az adatvédelmi – valamint az egyéb vonatkozó – előírások betartása, tekintettel arra, hogy a személyes adatok kezelésével kapcsolatos visszaélések akár büntetőjogi szankcióval is sújthatók. A jogszerű működés kialakításában nyújthat segítséget egy szakértők által végrehajtott adatvédelmi audit, mely biztosítja az ügyféladatok kezelésének jogi megfelelőségét.
