A munkavállalók személyes adatainak munkáltató általi kezelése nem merül ki a munkaidő, a munkavégzés vagy a vagyonvédelmi célú ellenőrzésekben és az azokhoz kapcsolódó adatkezelésekben. A személyes adatok védelme természetesen a munkahelyen is megilleti az érintetteket, azaz az adatvédelmi előírások alkalmazása megkerülhetetlen egy munkaviszonyban is.
Egy adatvédelmi auditnak fontos része a munkavállalói továbbképzések, oktatások, tréningek során megvalósuló adattovábbítások, adatkezelések valamint az esetlegesen hozzájuk kapcsolódó nyomtatványok vizsgálata. Az oktatásokat, tréningeket sokszor külső vállalkozások szervezik, melyek a munkáltató rendszerén kívüli adatkezelést valósítanak meg.
Tapasztalataink szerint gyakran előforduló gyakorlat az oktatások eredményeinek kifüggesztése, intraneten való közzététele, mely ugyancsak adatkezelést valósít meg.
Valamennyi munkahelyen előforduló területe a munkavállalói adatok kezelésének a munkáltatói nyilvántartás, a bérezési, könyvelési rendszer. Itt kell megemlítenünk a gyakran kiszervezésre kerülő béren kívüli juttatások rendszerét is.
Ide tartoznak a munkaadó eszközeinek (pl. gépkocsi, szerszám, számítógép) használatával kapcsolatosan vezetett nyilvántartások is.
A sokszor külső vállalkozás által végzett bérszámfejtési feladatok és cafeteria szolgáltatások kivétel nélkül a munkavállalók személyes adatainak átadásával, kezelésével járnak, így az adatvédelmi átvilágításnak ezek ellenőrzésére is ki kell terjednie.
A vizsgálat része a munkavállalói adatok munkaviszony megszűnését követő kezelésének rendje is, hiszen a munkaviszony vége nem jelenti a személyes adatok kezelésének befejezését is.
Mint már korábbi írásainkban is említettük a dolgozói adatok kezelésének jogszerűsége tekintetében jelentős felelősség terheli a munkaadót, hiszen a munkavállalói pozícióból adódóan a munkaviszony hierarchikus kapcsolat melyben a dolgozó némileg kiszolgáltatott. A munkaviszonnyal kapcsolatos adatkezelések jogszerűsége érdekében elengedhetetlen az adatvédelmi rendelkezések betartása, tekintettel arra, hogy a személyes adatok kezelésével kapcsolatos visszaélések akár büntetőjogi szankcióval is sújthatók. A jogszerű ellenőrzés és vagyonvédelem kialakításában lehet a munkáltatók segítségére egy szakértők által végrehajtott adatvédelmi audit, mely biztosítja az ilyen irányú adatkezelések jogi megfelelőségét.
