Egy vállalkozás, szervezet működésének legfontosabb, személyes adatok kezelésével járó területei az ügyféladatbázis, a marketing adatbázis és tevékenység, valamint az online adatkezelések csoportja. Mind az ügyféladatok kezelése, mind a marketinggel kapcsolatos adatkezelések szorosan kapcsolódnak a vizsgált vállalkozás vagy szervezet online tevékenységéhez, azonban az egyes adatkezelések egyedileg kerülnek vizsgálatra, tekintetbe véve az adott területre vonatkozó speciális szabályozást, hatósági gyakorlatot.
Ügyféladatok kezelése
A PPOS adatvédelmi szakértői megvizsgálják a vállalkozás, szervezet ügyfélnyilvántartó rendszerét, az abba történő bekerülést szolgáló papír alapú, számítógépes vagy online űrlapokat, a nyilvántartás más rendszerekkel (pl. CRM) történő összekapcsolásait, az ügyféllevelezést, a telefonbeszélgetések rögzítését, az ezekhez kapcsolódó hozzájárulások meglétét, jogszerűségét, valamint az adatkezelési határidőket.
A vizsgálat során az adatvédelmi szakértők felderítik, hogy a vállalkozás, szervezet rendelkezik-e megfelelő iratkezelési, selejtezési szabályzattal, milyen módon végzi a selejtezésre kerülő dokumentumok, adathordozók megsemmisítését.
Marketing tevékenység
A vállalkozás, szervezet által folytatott marketing tevékenység vizsgálata során a szakértők ellenőrzik a címzettek szükséges hozzájárulásának meglétét, azok tartalmi, formai megfelelőségét, valamint a megkeresés elutasítására szolgáló lehetőségek meglétét. Fontos területe az adatvédelmi auditnak a kialakított marketing adatbázis építésének módszere, az abba történő bekerülés jogszerűsége és az érintettek törlési, módosítási jogának megfelelő érvényesítése. E vizsgálatok kiterjednek mind a nyomtatott, mind az online környezetben kifejtett marketing tevékenységre.
A marketing témakörébe tartozik a nyereményjátékok lebonyolításának, részvételi feltételeinek ellenőrzése, a begyűjtött adatok további sorsának vizsgálata.
Online adatkezelések
Az adatvédelmi audit elengedhetetlen része a vállalkozás, szervezet honlapjának, egyéb online megjelenéseinek vizsgálata. A honlaplátogatók személyes adataihoz a szolgáltatás technikai sajátosságai miatt az internetes tárhely-szolgáltatók hozzáféréssel rendelkeznek, így az audit az általuk megismerhető adatok körére is kiterjed. A szakértők ellenőrzik, hogy a honlapokon a jogszabályi előírásoknak megfelelő tartalmú tájékoztatás került-e elhelyezésre.
A weboldalak elemzésének része az azon elhelyezett űrlapok tartalmának, a megadott adatok körének és a hozzájuk kapcsolódó tájékoztató szövegek megfelelőségének vizsgálata.
A fórumok, e-mail küldési lehetőségek tapasztalati vizsgálata kiterjed a tájékoztatásra, a nyilvánosságra hozatalra, valamint az érintett szolgáltatás igénybevételére vonatkozó feltételekre.
A honlapokon elérhető hírlevél szolgáltatások elemzése során a szakértői vizsgálat tárgya a megfelelő formájú és tartalmú hozzájárulás ellenőrzése, a hírlevelek kiküldésnek módja és az azokban elhelyezett tájékoztatások tartalma.
A weblapokon elhelyezett regisztrációs űrlapok és egyéb ilyen célú lehetőségek ellenőrzése során a kezelt adatok köre, a regisztráció feltételei és a kapcsolódó tájékoztatás kerül vizsgálatra.
